Event — шаг за шагом (Часть 2)

Event - шаг за шагом
Эта серия статей про ивенты или, как их еще называют — развлекательные мероприятия или корпоративные события.

Во второй части статьи Вы сможете найти простые ответы на сложные вопросы:«Как разработать концепцию мероприятия?», «Как выбрать подходящую локацию?» и «Как правильно выбрать подрядчиков?»

Часть 2 (первую часть можно прочитать здесь)

РАЗРАБОТКА КОНЦЕПЦИИ МЕРОПРИЯТИЯ

Итак, определившись с целями и задачами мероприятия можно приступать к разработке концепции события. Что такое концепция?

Концепция, или концепт, (от лат. conceptio — понимание, система) — определённый способ понимания  (трактовки) какого-либо предмета, явления или процесса; основная точка зрения на предмет; руководящая идея для их систематического освещения.

То есть, по сути, концепция – это основная идея события, выраженная при помощи инструментов создания определенной атмосферы мероприятия.

Такими инструментами могут выступить – тема или повод события, декорации, тематика развлекательной программы, стиль общения с гостями ведущего мероприятия, стиль пригласительных, тема инструментов рекламной и PR-поддержки мероприятия и даже меню.

Лучший способ определить правильную концепцию мероприятия – это попробовать соотнести ранее определенные задачи мероприятия и существующее позиционирование компании, которая это событие организовывает.

Что такое позиционирование?

Сегодня, на украинском рынке рекламы образовалась просто невыразимая путаница по поводу правильного понимания этого понятия. Такая ситуация сложилась в первую очередь из-за того, что за почти 20 лет независимости  в умах большинства отечественных рекламистов образовалась каша из обрывков определений этого понятия, принадлежащих различным школам и собственного опыта. Так что, нам еще только предстоит свести все эти знания в единую стройную систему.

Посудите сами, сколько существует определений:

Эл Райс и Джек Траут пришли к выводу, что «позиционирование начинается с продукта, с кусочка товара, сервиса, компании, учреждения и даже персоны…». С их точки зрения позиционирование это не то, что сделано в продукте и сервисе, но то, что сделано в голове потенциального покупателя.

Филипп Котлер утверждает, что «позиционирование — это процесс создания компанией услуг / товара и имиджа, базирующегося на восприятии потребителями конкурентных товаров / услуг»

Достаточно интересным является определение Арнотта: «позиционирование — это обдуманный, проактивный и повторяющийся процесс определения, измерения, модификации и мониторинга восприятия потребителями объекта, который подвергается маркетинговому воздействию».

Тим Амблер определяет позиционирование как искусство формирования образа марки в воображении целевой аудитории таким образом, чтобы она как можно более выгодно отличалась от марок конкурентов, для чего используются как реальные, так и воображаемые ее характеристики. Для проведения позиционирования требуется сформулировать четкое понятие о целевой аудитории. Чем с большей точностью маркетолог определяет целевую аудиторию, тем выше вероятность того, что ему удастся прояснить действительные потребности потребителей и позиционирование марок конкурентов.

Дэвида Эйкер считает, что: «позиционирование — это процесс создания образа и ценности у потребителей из целевой аудитории таким образом, чтобы они понимали, зачем существует компания или брэнд по отношению к конкурентам».

Проведя анализ всего выше сказанного, можно дать некое общее определение позиционирования, итак:

Позиционирование – это коммуникативный процесс, позволяющий создать в сознании потенциальных потребителей определенный образ компании, ее продукта или услуги.

Этот образ должен обладать всеми преимуществами необходимыми для конкурентной борьбы.

Все, без исключения, рекламные и маркетинговые коммуникации должны быть направлены на создание этого образа.

Таким образом, имея понимание, над созданием какого образа в сознании потенциальных потребителей, трудятся специалисты компании, можно представить себе область тем, для определения эффективной концепции мероприятия.

Важно! Концепция мероприятия всегда должна соответствовать позиционированию компании, которая его проводит. Только в этом случае, проведение мероприятия будет эффективным.

Итак, определившись с задачами мероприятия, изучив потребности целевой аудитории, выяснив маркетинговую стратегию и позиционирование компании можно приступать к мозговому штурму, в результате которого и будет определенна наиболее эффективная концепция мероприятия.

Что такое мозговой штурм?

Мозговой штурм – система психологических техник, используемых для активации творческой составляющей мышления, с целью определения «одного единственно верного» варианта решения поставленной задачи.

Более простыми словами, мозговой штурм – это создание и развитие идеи.

На сегодняшний день существует масса всевозможных видов и техник мозгового штурма. В нашем агентстве, в зависимости от обстоятельств, я обычно использую два вида:

«Тихий штурм» — индивидуальное создание идеи.

«Громкий штурм» — коллективное создание идеи. 

Работая над созданием концепции события, вы можете применять любой вид штурма, использовать любую технику. Я не стану подробно рассказывать о своих подходах в создании идей, творчество – сугубо индивидуальный процесс. Дам лишь несколько полезных советов, которые позволят вам увеличить эффективность своего творчества. Итак:

1. Любой мозговой штурм должен проходить, как минимум, в два этапа:

Генерация. Данный этап подразумевает свободную генерацию идей всех участников штурма, без какой-либо критики или анализа. Это необходимо для того, чтобы все участники процесса как можно глубже проникли в суть задачи, чтобы их процесс творческого мышления не прерывался и не поддавался влиянию межличностных отношений в группе. Позвольте вашим мыслям просто течь в направлении решения задачи.

Критический анализ. Это завершающий этап создания идеи, на котором отбираются наиболее удачные идеи, и происходит последующая их оптимизация. Углубляйтесь в идею, разбивайте ее на составляющие, ищите аналогии. Практика показывает – то, что лежит на поверхности, наверняка уже использовалось. Вы ведь не хотите, чтобы после мероприятия к вам кто-нибудь подошел и сказал что-то вроде: «Отличное мероприятие! На прошлой неделе был точно на таком же…»

Помните, между этими двумя этапами должно пройти некоторое время. Минимум сутки. С идеей нужно переспать. Прежде, чем родиться, она какое-то время должна просто пожить у вас в голове. Отвлекитесь на что-то другое.

2. Создайте непринужденную атмосферу

 

Эффективность мозгового штурма напрямую зависит от атмосферы, в которой он происходит. Найдите удобное помещение, позаботьтесь о наличии напитков (чай, кофе, вода, сок). Попросите всех настроиться на задачу. Отключите телефоны.

3. Приготовьте все необходимое

 

Все участники штурма должны понимать поставленную задачу. Для этого лучше всего, за некоторое время перед собранием поставить им задачу письменно (разошлите четкое и понятное задание по e-mail). Также приготовьте заранее несколько экземпляров задачи в печатном виде для ее раздачи в начале штурма.

Все идеи, рожденные на штурме, должны быть записаны и зарисованы. Каждый участник штурма должен донести свою мысль до остальных, часто для этого используется доска и фломастеры. Обязательно поручите кому-нибудь вести записи.

4. Руководите мозговым штурмом

Мозговой штурм – процесс, который нуждается в руководстве. Настройте всех участников на позитивный лад и следите за тем, чтобы процесс обдумывания не уходил далеко за рамки поставленной задачи. В другом случае ваш мозговой штурм рискует превратиться в обсуждение последних офисных сплетен и рассказ анекдотов, не имеющих отношения к теме.

ВЫБОР ЛОКАЦИИ

 

Место, где вы собираетесь проводить свое мероприятие, достаточно сильно влияет на эффективность события для того, чтобы уделить его выбору пристальное внимание.

Многие из моих заказчиков по незнанию или желанию сэкономить пытались игнорировать эту значимость.  Приходилось объяснять им, что именно от места зависит возможный потенциал события, его возможности в достижении поставленных целей.

Судите сами. Предположим, вы пригласили тысячу человек, на имиджевое мероприятие. Казалось бы, все просто идеально – мощная концепция, отличная программа, в запасе тысяча сюрпризов для гостей. Все продумано до мелочей и отлажено до полного автоматизма. А вот результат – ноль. Половина приглашенных не пришла, а те, кто пришли не просто остались равнодушны, но даже не дождались грандиозного завершения! Результаты опроса – сплошной негатив, объем продаж – ниже плинтуса. В чем тут ошибка?

Присмотримся к локации. Оказывается помещение рассчитано максимум на 300 человек. Находится оно в невообразимой дали от транспортных развязок. В нем отсутствует вентиляция, а покрытие пола – пыльный бетон. Рабочее пространство помещения поделено опорами, которые разделяют всех присутствующих. Вот и все, любой из этих факторов может привести к полному провалу.

Помните! Даже недостаточное количество банальных туалетов может свести на нет любую, даже самую гениальную идею мероприятия.

Выбор места проведения события зависит от многих факторов. Все эти факторы можно разделить на несколько условных групп:

Цели и задачи. В первую очередь выбор локации для проведения мероприятия определяется его целями и поставленными задачами. Если вам нужно привлечь покупателей в магазин – проводите событие в нем или рядом с ним на улице. Если же вы проводите мероприятие в рамках лояльности к своим потребителям выбирайте ту локацию, которая ближе и понятнее им и соответствует концепции самого события. Вы можете проводить событие даже в несколько этапов, каждый из которых будет проходить на собственной локации. Все зависит от целей и поставленных перед вами задач.

 

География. Если вы хотите, чтобы на ваш праздник кто-нибудь пришел – делайте его вблизи транспортных развязок. Если же, ваше мероприятие обязательно подразумевает приглашение в место продажи вашего продукта, а оно, например, за чертой города – позаботьтесь о транспорте, который доставит ваших потребителей и отвезет назад по окончанию мероприятия.

Вместимость. Организовывая событие, выбирайте только то помещение, которое сможет вместить необходимое количество гостей.

Комфорт. Качественное покрытие пола, наличие вытяжки, необходимое количество туалетов, хороший обзор всех участков локации, наличие необходимой мебели позволят вам  произвести хорошее впечатление на ваших гостей или партнеров, что в свою очередь обязательно скажется на общем восприятии имиджа вашей компании, продукта или услуги.

Важно! Особое внимание следует уделять массовым мероприятиям вне помещений и за чертой города. Организация инфраструктуры такого мероприятия может потребовать больших расходов. Никогда не забывайте об охране, пожарной безопасности и медицинском обслуживании.

 

ВЫБОР И ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРОВ С ПОДРЯДЧИКАМИ

 

Еще одним важным аспектом, который влияет на эффективность мероприятия, является выбор команды профессионалов. Ведь вы не сможете одновременно режиссировать мероприятие, вести его и выступать в качестве артиста или подносить очередную смену блюд. Вряд ли это смогут сделать правильно ваш секретарь, водитель или охранник. Для этого необходимо привлекать специально обученных специалистов.

На сегодняшний день существует большое количество рекламных агентств, в список услуг которых входит организация мероприятий, еще больше существует узко специализированных event-агенств, которые только событиями и занимаются. Каждая из этих компаний, за определенную сумму денег с большим удовольствием возьмется за организацию вашего мероприятия.

Но как выбрать лучшее из них?

 

Вот список рекомендаций, которые позволят вам сделать правильный выбор. Итак:

1. Выбирайте агентство с подтвержденным послужным списком. Попросите портфолио, выясните, с какими еще компаниями оно работает. Получите отзывы о нем от компаний, которые уже работали с ним.

 

2. Выбирайте агентство с большим опытом работы, которое продуктивно работает на рынке таких услуг уже много лет. Это очень важно так, как обычно такие агентства имеют собственные отлаженные технологии работы, а также обширную базу артистов, с которыми они уже сотрудничали. В профессиональных агентствах хорошо знают репутацию и послужной список артистов, которых ангажируют. Что если вы пригласите на ваше мероприятие независимый оркестр, а он исчезнет за два дня до проведения?

 

3. Выбирайте компанию, которая владеет собственной производственной базой. Зачем вам платить комиссионные агентству, которое итак берет комиссию, арендуя у своих подрядчиков сцену, звук и свет?

Выбрав профессиональное агентство и поставив ему задачу, приступайте к заключению договора. Заключение официального договора позволит вам получить определенные гарантии того, что данная работа будет надлежащего качества и проделана в срок. Обычно, у каждой компании существует собственная система договоров на подряд. Обратитесь в юридический отдел для получения нужного договора. Если же по каким то причинам такой договор в базе отсутствует, всегда можно обратиться за ним в агентство, которое вы выбрали. В этом случае просто дайте своему юристу полученный от них договор для проверки на соответствие нормам украинского законодательства.

Однако, в силу ряда причин, бывают и такие ситуации, когда нанять профессиональное агентство, которое обеспечит полный комплекс работ по мероприятию, не представляется возможным. В таком случае вам придется нанимать и координировать действия целой когорты подрядчиков. Безусловно, такой подход позволит сэкономить бюджет как минимум на сумму комиссионных, которые берет профессиональное агентство за свои услуги, но серьезный объем работ и большой риск потерять контроль над ситуацией могут обойтись гораздо дороже.  В любом случае, попав в такую ситуацию, будьте готовы к серьезному стрессу, который, поверьте, вам будет обеспечен!

Что делать?

 

В первую очередь определите для себя, что именно вам нужно. У вас уже есть концепция мероприятия, вы уже представляете себе тему развлекательной программы, локация, где все будет происходить тоже выбрана. Кроме того, вам известно количество и особенности приглашенных гостей, цели и задачи мероприятия. За дело!

Вот список необходимого для проведения практически любого мероприятия:

 1. Художественное оформление локации

Для создания необходимой атмосферы на мероприятии вам понадобятся декорации. Для того, чтобы их получить, можно попробовать обратиться в театры или концертные залы – практика показывает, что обычно относительно за небольшие деньги у них можно взять в аренду необходимое. Другой способ – изготовить собственные декорации. Это значительно дороже, но позволяет использовать их повторно.

2. Брендирование локации

Для того, чтобы все понимали, что же, собственно, происходит, и кто все это организовал, необходимо брендировать локацию. Для этого необходимо разработать систему баннеров, порталов и плакатов, на которых будет логотип вашей компании и необходимая информация. Сегодня практически каждая уважающая себя компания владеет собственной системой корпоративной идентификации. Это так называемый фирменный стиль компании. В бренд-буке обычно указываются необходимые параметры для системы баннеров, порталов и плакатов. В этом случае просто изготовьте их, заказав в одной из великого множества печатных компаний. Практика показывает, что баннеры большого размера лучше изготавливать из винила и с люверсами. В этом случае они более долговечны и не рвутся при растяжке на какой-либо поверхности или ферме.

 

3. Сцена

На сегодняшний день в Украине существует огромное количество компаний, которые изготавливают или предоставляют на правах аренды различные типы сцен. Обратитесь в одну из таких фирм – кроме самой сцены вы получите обслуживающий персонал, который эту сцену доставит, соберет перед мероприятием, а затем соберет и увезет обратно. Кроме того, вы сможете получить у них необходимые консультации о том, что именно вам нужно исходя из поставленных вам задач и особенностей помещения, где будет проходить мероприятие.

4. Звук и свет

Важным фактором эффективности мероприятия является звуковое и световое сопровождение. Обычно необходимое оборудование можно взять в аренду в той же компании, которая предоставляет сцену. Там же вы получите обслуживающий персонал и полный список рекомендаций исходя из поставленной задачи и особенностей помещения.

5. Пиротехника

Пиротехническое шоу украсит любое мероприятие. На сегодняшний день существует большое количество всевозможных видов салютов и фейерверков, так же как и компаний, которые позволяют их устраивать. При выборе из них необходимо учитывать наличие лицензии на проведение пиротехнических работ и возможность получения разрешения в органах городской власти.

6.  Кеттеринг

Если ваше мероприятие подразумевает угощения для гостей, вам необходимо нанять кеттеринговую компанию. В Украине таких компаний на сегодняшний день существует около двух десятков. Любая из них обеспечит вам необходимое меню, а также обслуживающий персонал. Кроме того, обычно, такие компании предоставляют в аренду необходимую мебель (столы для фуршета и застолья, стулья).

7. Хостесс

Для того, чтобы ваше мероприятие не превратилось в хаос, необходимо использовать специально обученных людей, которые помогут встретить гостей, провести их на места и просто всегда быть у вас под рукой, например, помогать ведущему дарить призы или подать генеральному директору ножницы для разрезания ленточки. Эти люди называются хостесс. Обычно это привлекательного вида, молодые девушки или парни (в зависимости от концепции мероприятия), которых можно нанять в специализированных агентствах. Также найти подходящих людей можно и в модельных агентствах, однако в этом случае, с ними необходимо провести соответствующий тренинг.

8. Ведущий мероприятия и артисты

Для эффективного проведения практически любого события необходим профессиональный ведущий и артисты, которые своими выступлением украсят развлекательную программу. Это могут быть музыкальные группы, певцы, артисты оригинального жанра, цирковые артисты, каскадеры. Нанять этих людей можно, обратившись напрямую к их менеджерам, но лучше всего обратиться в один из существующих на сегодня продюсерских центров. Во-первых, при оплате их работы, вы сможете рассчитывать на скидку (у менеджеров таких центров существуют договоренности с артистами), во-вторых, вы снимете с себя заботу по обеспечению технического райдера – специального списка всего необходимого, в котором нуждаются звезды эстрады на своих выступлениях.

Важно! При выборе компаний-подрядчиков на выполнение вышеописанных работ необходимо учитывать те же параметры, как и при выборе профессионального event-агентства:

 

— позитивные отзывы заказчиков

— наличие богатого опыта

— наличие собственной производственной базы

 

Еще раз напомню, что привлечение профессионального event-агентства позволит снять с вас львиную долю тяжелого труда, а также уменьшит риски и предоставит гарантию того, что все задуманное пройдет по высшему разряду.

 

СОСТАВЛЕНИЕ БЮДЖЕТА МЕРОПРИЯТИЯ

 

Зная цели и задачи предстоящего мероприятия, а также, понимая порядок предстоящих расходов можно приступать к составлению бюджета события.

Что такое бюджет?

 

Бюдже́т (от старонормандского bougette — кошель, сумка) — схема расходов и доходов определённого лица (семьи, бизнеса, организации, государства и т. д.), устанавливаемая на определённый период времени.

 

Бюджет мероприятия – схема расходов на его организацию, то есть, по сути — это количество денег, которые необходимо потратить на достижение поставленных компанией целей.

Бюджет мероприятия и его основные статьи сильно зависят от специфики самого мероприятия, однако в любом случае следует понимать, что количество затрат на мероприятие не должно превышать количество прибыли, которую по прогнозам планируется получить в результате проведения данного события.

Итак, в зависимости от специфики мероприятия и задач, которые оно должно решить, в процессе составления бюджета у вас могут появиться следующие основные статьи затрат:

  1. Разработка концепции мероприятия (в случае работы с агентством)
  2. Аренда помещения для проведения мероприятия
  3. Оплата услуг компаниям-подрядчикам (см. «Выбор и заключение договоров с подрядчиками»)
  4. Разработка и производство сопровождающих материалов (раздаточные материалы, элементы корпоративной идентификации, образцы продукции, сувениры, подарки, призы и т.д.)
  5. Анонсирование и поддержка мероприятия (пригласительные, рекламные макеты, афиши, PR-материалы, а также оплата услуг по их размещению)
  6. Комиссионные агентству (в случае работы с агентством)

Если изначально для разработки и проведения мероприятия вы пригласите профессиональное агентство, большая часть работ по составлению бюджета будет проделана специалистами этого агентства. Обычно, после постановки задачи, профессиональное агентство предоставляет на выбор три варианта бюджета: экономный вариант, средний и самый полный.

Способы оптимизации бюджета мероприятия

 

Оптимизация бюджета – это не просто односторонняя экономия на всем. Оптимизация бюджета – это поиск баланса, который позволит одновременно выполнить все задуманное и уменьшить затраты. Существует несколько довольно простых и эффективных способов, которые позволят вам несколько уменьшить затраты, оптимизировать ваш бюджет:

  1. Начинайте работы по разработке и проведению вашего мероприятия как можно раньше. Ошибка в тайминге работ может увеличить статьи расходов за счет срочности их выполнения.
  2. Старайтесь сотрудничать с меньшим количеством подрядчиков. Несколько видов работ заказанных у одного подрядчика позволяют получать значительные скидки. Оптимальное количество подрядчиков – одно агентство, которое сделает все работы «под ключ»
  3. Старайтесь использовать собственные ресурсы вашей компании

При составлении бюджета следует также учитывать возможные риски. Одним из важнейших таких рисков неверная оценка собственных возможностей. Работая над бюджетом всегда оставляйте свободные деньги, которые в любой момент можно будет использовать в качестве «Спасательного круга». Практика показывает, что обычно заранее предусмотреть все возможные расходы практически невозможно.

РАЗРАБОТКА И УТВЕРЖДЕНИЕ СЦЕНАРИЯ (режиссерский сценарий)

 

Одним из самых важных документов, которые необходимы для разработки и проведения любого события является сценарий.

Сценарий – это детальный план всего мероприятия. В хорошем сценарии должна быть учтена каждая мелочь, каждая деталь.

 

Я не случайно вынес описание разработки сценария практически в самый конец главы «Планирование мероприятия». Как уже было сказано ранее, сценарий должен учитывать абсолютно все:

— концепции мероприятия

— количество и специфику приглашенных гостей

— работу всех подрядчиков

— особенности локации

— все этапы мероприятия и время, которое они занимают, а также многое другое.

Прежде, чем приступить к написанию сценария, необходимо представить себе предстоящее мероприятие. Вы должны вообразить себе каждую минуту будущего мероприятия, пережить его в своем воображении от начала до самого конца. Только в этом случае вы сможете создать более-менее правдоподобный сценарий.

Лучший способ создать эффективный и правдоподобный сценарий – нанять специалиста. Используя свой опыт в разработке и проведении мероприятия, такой человек поминутно распишет события и возможное их развитие. Пользуясь таким подробным сценарием, вы, в свою очередь, сможете эффективно контролировать происходящее.

В нашем агентстве я использую для написания сценария специальную таблицу. Эта таблица позволяет учесть практически все возможные варианты развития события и все детали предстоящего действа.

 
Время Событие Ведущий Звук / Свет Комментарий
 

Именно грамотно написанный сценарий позволит вам проделать титанический труд по своевременной координации огромного количества всех составляющих мероприятия.

Кроме того, каждый участник события должен четко знать свою роль и время, которое необходимо на нее затратить. Для этого создается несколько видов сценария:

  1. Режиссерский сценарий вмещает подробное описание действия всех участников процесса
  2. Сценарий для ведущего мероприятия
  3. Сценарий для хостесс
  4. Краткий сценарий для всех остальных участников события.

Если вы работаете с профессиональным агентством – написание всех типов сценария и режиссура мероприятия входит в стоимость предоставляемых услуг.

Анонсирование и рекламная поддержка события

 

Любое событие нуждается в анонсировании и поддержке инструментами рекламы и PR.

Люди, на которых рассчитано ваше мероприятие, должны быть предупреждены заранее о предстоящем событии. Ваши потенциальные клиенты должны знать о вашем лояльном к ним отношении и ваших намерениях. Эти факторы очень сильно  влияют на эффективность мероприятия.

Кроме того, само мероприятие может послужить прекрасным информационным поводом для рекламного и PR-продвижения вашей компании.

Предлагаю следующий список возможных инструментов анонсирования и поддержки мероприятия, которые, несомненно, увеличат отдачу от события, которое вы намерены провести:

1. Афиша

2. Рекламные макеты в прессу

3. Аудиоролики для радио

4. PR-материалы в прессу

5. Direct mail

6. Promo

 

В зависимости от специфики вашего мероприятия использование этих инструментов позволят увеличить эффективность самого мероприятия и позволят узнать о нем всех, кто не сможет на нем присутствовать по каким-либо причинам. Создадут ажиотаж и обсуждение вашего события.

 

ОРГАНИЗАЦИЯ СОБЫТИЯ

 

Итак, все готово. Вы определили цели и задачи события. Вы изучили целевую аудиторию. Вам понятно направление, в котором движется ваша компании, и  вы уверены в том, что выбранная концепция соответствует позиционированию компании. Вы разработали развлекательную программу и четко представляете себе структуру мероприятия. У вас есть бюджет, и все договора с подрядчиками заключены. Место для события оформлено по всем правилам, подробный сценарий готов. Уже неделю в местной прессе ваше мероприятие анонсируется. Гости получили приглашение. Время не остановить, наступает час Х.

Но постойте, прежде, чем представить плод ваших трудов непосредственно потребителю необходимо убедиться в том, что все что вы задумали, сработает именно так, как вы этого хотите. Именно для этого существует репетиция.

Генеральная репетиция

 

Генеральная репетиция – это проведение мероприятия до того, как придут все приглашенные с целью выявления всех возможных ошибок, а также способ настроить всю используемую технику, чтобы в последствии она не давала сбоев. Кроме того, репетиция – это способ доведения ролей всех участников события до полного автоматизма.

Помните, во время проведения мероприятия у вас НЕТ права на ошибку!

Обычно генеральная репетиция, которая является последней завершающей стадией подготовки мероприятия, проводится в тот же день, когда запланировано само мероприятие, за несколько часов до его непосредственного начала.

Звук

 

Если ваше мероприятие подразумевает выступление музыкальных коллективов, перед генеральной репетицией необходимо провести саундчек.

 

Саундчек – это настройка всего звукового оборудования для того, чтобы звук на вашем мероприятии был максимально качественным.

Обычно, любой более-менее уважающий себя коллектив на каждое из своих выступлений приглашает специально обученного человека – звукорежиссера.

Звукорежиссер должен следить за качеством звука на протяжении всего мероприятия.

Качество звука на любых мероприятиях имеет большое значение. Просто так этого не слышно (не тренированным слухом), однако низкое качество звука сильно влияет на общее впечатление от мероприятия.

Свет

Также на генеральной репетиции необходимо поработать со специалистами по свету. Цель — создание световых схем по сценарию. Свет и лазеры, настроенные правильным образом позволят не только акцентировать внимание зрителей на необходимых моментах вашего мероприятия, но и создадут поистине незабываемую атмосферу.

Артисты

 

Любому артисту необходимо привыкнуть к помещению, где он будет демонстрировать свое представление. Это касается абсолютно всех жанров и стилей выступления. Предоставьте им возможность прорепетировать свое выступление до мероприятия, и они удивят ваших зрителей своими прекрасными номерами.

Хостесс

 

Репетируя мероприятие, больше всего внимания уделите хостесс. До начала события вы должны быть абсолютно уверенны в том, что все хостесс четко понимают свою задачу. Ведь именно они будут вашими руками на протяжении всего вечера.

Способы координации действий

 

Итак, началось. Все репетиции остались позади, каждый из участников процесса отлично знает свою роль, имеет на руках необходимый тип сценария – все идет своим чередом.

Но так бывает только в теории. Практика показывает, что строго следовать букве сценария на реальном мероприятии практически никогда не удается. Всегда присутствуют незначительные отступления.

Что делать?

 

Импровизируйте!  Все что сделано не так, можно развить, и закончить успешно. Обычно, занимаясь режиссурой мероприятия, я пользуюсь рациями с хендс-фри. Поверьте, всего лишь десяток раций позволит сэкономить вам пару лишних лет жизни! В окружающем шуме и общем стрессе только наушник в ухе у ключевых персонажей события да ваш микрофон может предотвратить катастрофу. Будьте спокойны, подключите весь свой здравый смысл и смекалку. Четкими, понятными указаниями руководите процессом, и не забывайте про сценарий. Да сопутствует вам удача!

Еще раз напомню, что, работая с профессиональным агентством, вы избавите себя от лишних проблем и получите гарантии того, что все задуманное будет выполнено на высшем уровне.

 

ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ

 

Оценка итогов прошедшего мероприятия приведет к новому пониманию причин успеха и покажет возможности для дальнейшего совершенствования. Заведите лично для себя специальную тетрадь или файл в компьютере, куда вносите все свои наблюдения, мысли и идеи, которые у вас возникнут в процессе планирования и проведения мероприятия.

Ответьте на ряд вопросов и серьезно обдумайте ответы на них:

  1. Какие элементы мероприятия не удались?
  2. Кто был ответственен за сложившуюся ситуацию и как он отреагировал на свою ошибку?
  3. Хорошо ли проявили себя подрядчики? Кто из них не проявил себя должным образом? Кто из них превзошел ожидания?
  4. Что можно было сделать иначе? И как это можно было сделать?
  5. Что может послужить сигналом тревоги при организации будущих мероприятий такого рода?
  6. Чему я научился за время организации этого мероприятия?

Данный список вопросов и ответы на них позволят вам зафиксировать максимальное количество полученного опыта.

Более глубокая оценка эффективности мероприятия может быть проведена по результатам отчета отдела продаж вашей компании. Стоило ли проводить такое мероприятие, покажет увеличение прибылей или количество клиентов. Задайте себе простой вопрос:

Данное мероприятие решило поставленные задачи? Были ли достигнуты поставленные перед вами цели?

Ответы на эти вопросы поможет получить простой опрос присутствующих на событии и анализ последующих после мероприятия финансовых показателей.

Арт-группа ИМХО с удовольствием поможем Вам разработать и провести event любого уровня сложности!

Сергей Хиврич

креативный директор

Арт-группа ИМХО

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ И РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

  1. У. Хальцбаур, Э. Йетингер, Б. Кнаусе, Р. Морзер, М. Целлер «Event-менеджмент» 2. Марк Сондер «Ивент — менеджмент» 3. Алексей Назимко «Событийный маркетинг» 4. А. Романцов «Event-маркетинг» 5. Джуди Ален «Ночной гольф на Барбадосе» 6. Райс Эл, Траут Джек. «Позиционирование. Битва за умы» 7. Филипп Котлер «Основы маркетинга» 8. Тим Амблер «Позиционирование: боевое оружие маркетинга» 9. А. Осборн «Управляемое воображение»

укр / рус

Закажите обратный звонок!

Оставьте контактные данные и мы свяжемся с вами в течение 7 часов