Event — шаг за шагом (Часть 1)

Ивент - шаг за шагом
Эта серия статей про ивенты или, как их еще называют — развлекательные мероприятия или корпоративные события. Что такое  ивент? Что дает ивент? Как организовать ивент?
 

Данные материалы содержат всю необходимую информацию для тех, кто поставил себе цель научится организовывать развлекательные мероприятия и рекламные шоу.

Ивент — шаг за шагом

Этапы подготовки и реализации события, оценка эффективности действий.

Содержание:

1.Мой опыт

2. Вступление

3. Разработка и проведение события

3.1 Планирование события

— Определение задач мероприятия

— Разработка концепции мероприятия

— Выбор локации

— Выбор и заключение договоров с подрядчиками

— Создание бюджета мероприятия

— Разработка сценария

— Анонсирование и рекламная поддержка события

3.2 Организация события

— Генеральная репетиция

— Способы координации действий (работа со сценарием)

3.3 Оценка эффективности действий

1. Мой опыт

За мою карьеру рекламиста, мне посчастливилось участвовать в разработке и реализации свыше 40 ивентов различного масштаба, в разных городах Украины, работая при этом в нескольких рекламных агентствах. Я исполнял обязанности старшего копирайтера, креативного директора, режиссера-постановщика. Хорошо знаком со всеми этапами работы над разработкой и проведением корпоративных мероприятий.

Ниже представлен список наиболее значимых и интересных, с точки зрения изучения вопроса, мероприятий:

Автопарад Mitsubishi, г. Киев

  • Открытие автомобильного завода Skoda, г. Ужгород
  • Международная премия «Автомобиль года», г. Киев
  • Автомобильная выставка Automotive Ukraine, г. Киев
  • Открытие салона красоты Beauty Butique, г. Киев
  • Презентация новой модели Opel, г. Киев
  • Эконом-ралли Skoda гранпри Украина, в городах: Донецк, Симферополь, Хмельницкий, Киев
  • Высадка аллеи магнолий в ботаническом саду им. Гришко, г. Киев, швейцарский фармацевтический концерн «Юст»
2. Вступление
Вряд ли кто-то сможет представить вам полное руководство по организации событий типа «Вставьте деталь (А) в отверстие (Б) и поверните по часовой стрелке до щелчка». Это просто невозможно. И этому есть масса причин. Дело в том, что мир не стоит на месте. Какими бы эффективными не были мероприятия, проведенные ранее, вы не сможете их просто скопировать.

Работая над каждым новым ивентом необходимо изобретать практически все заново.

Технологии развиваются, вкусы людей меняются, к тому же, за те несколько лет работы в этой отрасли я не встречал ни одной одинаковой задачи.

Каждая задача уникальна, и ее решение также должно быть уникальным.

Готовых решений не бывает потому, что невозможно решить две задачи одним и тем же способом. Кроме того, работая над каждым таким решением необходимо учитывать все возможные факторы, а они могут меняться даже во время проведения самого мероприятия. В таких случаях приходится подключать весь имеющийся здравый смысл и просто импровизировать исходя из поставленной задачи, общей концепции мероприятия и  изменившейся ситуации.

Организация эффективного ивента – это серьезный труд по синхронизации огромной системы, состоящей из большого количества элементов. Это — гости, ведущие, артисты, техники, хостесс, охрана, музыканты, пиротехники, кеттеринг, водители, органы городской власти, спонсоры и многие другие. Всегда нужно помнить, что каждый из элементов этой системы, прежде всего, — человек. А спрогнозировать поведение человека очень трудно, особенно если все эти люди находятся под давлением неблагоприятных обстоятельств, в условиях повышенной ответственности. Так что, либо наймите профессионалов, которые возьмут на себя львиную долю работы, либо запаситесь терпением, кому нужно – успокоительными, и будьте готовы к «сюрпризам».

Однако, не смотря на кажущуюся сложность и разнообразность действий при подготовке и реализации ивентов, общие этапы работы все-таки существуют. И в данном курсе мы достаточно подробно их рассмотрим. Имея эти знания, определенное количество здравого смысла и несгибаемую волю к победе, вы сможете разработать и реализовать практически любое мероприятие самостоятельно.

3. РАЗРАБОТКА И ПРОВЕДЕНИЕ СОБЫТИЯ

Итак, для начала необходимо разделить два важных понятия:

— Разработка ивента (планирование)

— Проведение ивента (организация)

Разработка мероприятия – это работа по созданию последовательного алгоритма действий  способных эффективно решить поставленную задачу. Продуктами разработки мероприятия являются Режиссерский сценарий и полный Пакет документов необходимых для проведения мероприятия.

3.1 ПЛАНИРОВАНИЕ СОБЫТИЯ

 Разработка ивента включает в себя следующие этапы:

— Определение задач мероприятия

— Разработка концепции мероприятия

— Выбор и подготовка локации

— Выбор и заключение договоров с подрядчиками

— Создание бюджета мероприятия

— Разработка и утверждение сценария (режиссерский сценарий)

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЗАДАЧ МЕРОПРИЯТИЯ

Прежде, чем приступить к планированию любого события, необходимо четко уяснить, для чего это мероприятие необходимо. Какие задачи необходимо решить, каких результатов добиться. Именно от этого понимания зависит структура ивента, его наполнение и эффективность соответственно.

Существует несколько типов ивентов:

Внутренние корпоративные мероприятия (HR-event) – мероприятия основной целью, которых является повышение уровня лояльности сотрудников компании или оптимизация работы коллектива. В данную группу входят как исключительно развлекательные мероприятия (праздничные вечеринки, дни именинника и т.д.) так и мероприятия обучающего характера (личностное развитие, повышение квалификации, улучшение командного духа и др.).

Обычно, внутренние корпоративные мероприятия не требуют большого бюджета и титанических усилий. Здесь достаточно будет просто хорошего настроения, творческого подхода и помощи сотрудников HR-департамента. Исключением могут быть развлекательные мероприятия в больших корпорациях с приглашением партнеров и клиентов. О таких мероприятиях я расскажу позже, когда речь пойдет об имиджевых мероприятиях.

Также определенные трудности могут вызвать обучающие мероприятия. Но обычно, для проведения тренингов или семинаров привлекаются специальные компании, которые занимаются этим профессионально. Они, помимо тренеров и программы обучения, обычно, предлагают также и развлекательную программу.

В задачи этого курса не входит подробное освещение данного типа мероприятий. Поэтому, давайте пока остановимся и рассмотрим подробнее следующий тип мероприятий.

Более сложными в разработке и реализации являются внешние корпоративные мероприятия или имиджевые мероприятия в рамках маркетинговой стратегии продвижения. Здесь даже небольшая ошибка или неточность может привести к поистине глобальным последствиям. Поэтому данную группу мероприятий стоит рассмотреть подробнее. Итак:

Имиджевые мероприятия в рамках маркетинговой стратегии продвижения – это мероприятия основной целью, которых является представление имиджа компании, продукта или услуги компании существующим или потенциальным клиентам, а также партнерам в рамках маркетинговой стратегии компании.

Данный тип мероприятий является наиболее сложным в разработке и проведении, наиболее важным для повышения эффективности бизнеса, кроме того, этот тип также является наиболее наглядным примером для изучения вопроса разработки и проведения мероприятий.

Однако, прежде чем, приступить к детальному рассмотрению этого типа событий, необходимо четко уяснить себе, что такое маркетинг и маркетинговая стратегия соответственно. Вам наверняка это уже известно, но для лучшего понимания материала этого курса лучше повторить еще раз.

Итак, на сегодняшний день в различной литературе встречается просто огромное количество определений понятия Маркетинг. На мой взгляд, наиболее удачным из них является определение, данное основателем «Теории маркетинга» Филиппом Котлером:

«Маркетинг — это искусство и наука правильно выбирать целевой рынок, привлекать, сохранять и наращивать количество потребителей посредством создания у покупателя уверенности, что он представляет собой наивысшую ценность для компании», а также «упорядоченный и целенаправленный процесс осознания проблем потребителей и регулирования рыночной деятельности»

 Ф. Котлер «Маркетинг менеджмент». «Питер», 1998

Соответственно, исходя из выше сказанного, можно с легкостью вывести суть понятия «Маркетинговая стратегия».

Маркетинговая стратегия — процесс планирования и реализации системы маркетинговых мероприятий, которые подчинены достижению поставленных перед компанией целей.

Главными целями маркетинговой стратегии обычно являются: увеличение объёма продаж; выявление и удовлетворение потребностей потребителя; увеличение прибыли; увеличение доли рынка; увеличение клиентского потока; увеличение числа заказов.

Маркетинговая стратегия является фундаментом маркетинговой деятельности компании. Все мероприятия в области маркетинга, рекламы, связей с общественностью и продаж должны работать в одном направлении, а значит — согласовываться с данной стратегией и не противоречить ей. Именно такие мероприятия и реализовывают маркетинговую стратегию на практике, претворяя ее в жизнь.

Если представить себе маркетинговую стратегию как растущее дерево, то имиджевое мероприятие – всего лишь одно из ответвлений основного ствола, одна из веточек среди многих других, на таком дереве. Понятно, что если все дерево стремится вверх, то и эта ветка должна расти в том же направлении. В любом другом случае такая ветка будет противоречить концепции дерева.

Данный пример прекрасно иллюстрирует важнейший момент при подходе к планированию любого корпоративного события:

Цели и задачи мероприятия ВСЕГДА должны соотноситься с целями и задачами маркетинговой стратегии компании, которая его проводит. В любом другом случае, ваше событие не будет эффективным!

Поэтому прежде, чем приступить к определению целей и задач мероприятия, которое вам необходимо провести, потрудитесь изучить вопрос. В каком направлении движется компания? Какие цели преследует? Каким образом задачи компании решаются при помощи других коммуникационных каналов? Поверьте, время, потраченное на изучение этих вопросов, окупится сторицей. Ведь такой подход к работе над событием позволит избежать множества ошибок на самых ранних стадиях разработки мероприятия.

Продолжение следует…

В следующей статье цикла «Ивент-шаг за шагом» читайте продолжение: «Как разработать концепцию мероприятия?», «Как выбрать подходящую локацию?», «Как правильно выбрать подрядчиков?»

 

Сергей Хиврич

креативный директор

Арт-группа ИМХО

укр / рус

Закажите обратный звонок!

Оставьте контактные данные и мы свяжемся с вами в течение 7 часов